個人情報保護方針 | 東福互光株式会社

東福互光株式会社（以下、「当社」）は、ビル・マンションの総合管理業務において個人情報の重要性を認識し、関連する法令および内部規程を遵守し、お客様の個人情報を大切に保護することが重要な責務と考え、広く社会からの信頼を得るために、以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報の保護に努めることをここに宣言します。

当社は、個人情報を取得するに当たって、その利用目的をできる限り特定し、その目的の達成に必要な限度において個人情報を取得いたします。
個人情報を、本人から直接書面によって取得する場合は、当社名、個人情報保護管理者名及び連絡先、利用目的等をお知らせした上で、必要な範囲で個人情報を取得いたします。
個人情報の利用は、本人が同意を与えた利用目的の範囲内で行います。また、目的外利用を行わないため、必要な対策を講じる手順を確立し、実施いたします。
当社は、保有する個人情報を適切な方法で管理し、本人の承諾なしに第三者に開示・提供いたしません。
当社は、保有する個人情報を利用目的に応じ、必要な範囲内において、正確、かつ、最新の状態で管理し、個人情報の漏洩、滅失又は毀損のなどに対して、合理的な安全対策を講じ、予防並びに是正に努めます。
当社が、個人情報の処理を外部へ委託する場合は、漏洩や第三者への提供を行わないよう、契約により義務づけ適切な管理を、実施いたします。
当社が、保有する個人情報について、本人より自己の情報の開示を求められた場合には、当社の問合せ窓口まで連絡いただくことにより、速やかに対応いたします。また、開示の結果、誤った情報があり、訂正や削除が求められる場合には、速やかにこれに応じます。
当社が、保有する個人情報について、本人より自己の情報について利用又は第三者への提供を拒まれる場合には、当社の問合せ窓口まで連絡いただくことにより、これに対応いたします。
当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報（「センシティブ情報」といいます）を、個人情報保護法その他の法令、ガイドラインに規程する場合を除くほか、取得、利用または第三者提供しません。
当社は、規程に基づき、やむなく個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき、提供・取得経緯等、確認を行うとともに、提供先・提供者の氏名等、法令で定める事項を記録し、保管します。
当社が、保有する個人情報についての苦情・相談は、当社の問合せ窓口まで連絡いただくことにより、これに対応いたします。
当社が、保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針その他の規範を、遵守いたします。
当社は、個人情報保護マネジメントシステムを定め、これを定期的に見直し、継続的に改善いたします。

2008年09月01日　制定
2022年11月01日　改訂

東福互光株式会社
代表取締役社長　浅田晃洋

【個人情報保護方針に関する問合せ先】
　東福互光株式会社
　苦情相談窓口　お客様相談室長
　本社　〒810-0072　福岡市中央区長浜1-1-35
　電話(092)738-5500 FAX(092)738-5520　メールアドレス

個人情報の取扱いについて

この「個人情報の取扱いについて」は、東福互光株式会社が取得し、利用する個人情報を対象として、個人情報に関する基本的な指針を定めるものです。
当社は個人情報取扱事業者として個人情報（個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などによって特定の個人を識別できるものを取り扱うにあたっては、以下の「個人情報保護方針」を定め、個人情報の保護に関する法律、その他関係法令および「個人情報の取扱いについて」を遵守いたします。

事業者名及び代表者

東福互光株式会社　代表取締役社長　浅田晃洋

個人情報の管理者の職名

個人情報保護管理者

個人情報の利用目的について

利用目的をできる限り特定したうえ、あらかじめ本人の同意を得た場合および個人情報の保護に関する法律、その他法令により例外として取り扱うことが認められている場合を除き、以下の利用目的の範囲内で個人情報を利用します。

個人情報名	利用目的	保有個人データの区別
マンション管理業務において取り扱う個人情報	マンション管理業務遂行のため	〇
ビル管理業務において取り扱う個人情報	ビル管理業務遂行のため	〇
警備業務において取り扱う個人情報	警備業務遂行、緊急対応のため	〇
不動産仲介・家主代理業務において取り扱う個人情報	不動産仲介・賃貸管理・広告のため	〇
労務管理において取り扱う従業者の個人情報	・従業者の労務・給与・健康管理、福利厚生の諸手続きを行うため・人事評価、能力判定を行うため・退職者の各種手続きのため	〇
人材募集・採用において取扱う応募者個人情報	・採用選考のため・採用に関連する資料等の発送、連絡のため	〇
保険代理店業務において取り扱う個人情報	・保険商品に係るご提案および契約締結等の手続き、契約管理等を適切に行うため・保険事故発生時の保険会社への報告や保険金支払手続きのご案内を行うため	〇

保有個人データの安全管理措置

対応事項	内容
個人データの取扱いに係る規律の整備	取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱規程を策定
組織的安全管理措置	個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
人的安全管理措置	個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
物理的安全管理措置	個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施
技術的安全管理措置	・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定・個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

第三者への提供について

当社は、法令に定める場合を除き、お客様ご本人の同意なくお客様の情報を第三者に提供することはありません。また、お客様の情報を第三者に提供した時、または第三者から提供を受けた時は、法令の定めに従い、第三者の氏名又は名称等の事項の確認、記録の作成・保存等を行います。

委託について

各業務の一部を委託先に委託し、当該委託先に対して必要な範囲で個人情報の取扱いを委託する場合があります。この場合には、法令および当社で定めた基準に従って適切な管理を行います。

認定個人情報保護団体について

認定個人情報保護団体とは、業界・事業分野ごとの民間による個人情報の保護の推進を図るために、自主的な取組を行うことを目的として、個人情報保護委員会の認定を受けた団体で、対象個人情報の取扱いに関する苦情処理、対象事業者への情報提供等を通じ個人情報の適正な取扱いの確保を目的とする団体です。

当社が加入する認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決の申し出先：認定個人情報保護団体事務局
電話番号： 03-5860-7563／0120-700-779

ご登録内容の開示、修正および利用中止について

業務の適正な遂行を妨げない限りにおいて、ご本人のお申し出により、個人情報をご本人に開示します。その場合、所定の方法によって本人確認を行わせて頂きます。
ご本人に開示した個人情報に事実と異なる内容があった場合、これを直ちに修正します。またご本人から個人情報の利用停止の申し出があった場合には、直ちにその利用を停止します。

任意性と影響

当社の依頼に対し提供を拒否された場合において、内容次第で下記業務に限り支障をきたす場合があります。

保険契約

給与計算・労務管理

採用選考

個人情報の開示等及び苦情・相談について

当社の保有する保有個人データに関して、ご本人から開示等（利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止）を請求される場合及びその他個人情報の取扱に関する取扱いに関する苦情・相談に関しては、書面または電磁的記録等により回答させていただきます。開示等の具体的な手続き（申し出先、申請書式、本人確認等）につきましては、下記の＜個人情報に関するお問い合わせならびに苦情および相談窓口＞までお問い合わせください。
なお、当該ご請求のうち、利用目的の通知および開示のご請求につきましては、当社所定の手数料（1000円）分をご負担いただきますので、あらかじめご了承願います。

個人情報に関するお問い合わせならびに苦情および相談窓口

東福互光株式会社
苦情相談窓口　　お客様相談室長
〒810-0072　福岡市中央区長浜1-1-35
電話(092)738-5500 FAX(092)738-5520

開示等の求めに応じる手続き

本人が自己情報についての開示等の請求ができるような体制を取り、その請求については合理的な期間内に対応する。また、その自己情報について、利用または第三者提供の中止を求められたときにも対応する。当社は、開示等の求めに応じる手続を定め、その際、次の事項について明確にする。

a) 開示等の求めの申し出先
b) 開示等の求めに際して提出すべき書面の様式その他の開示等の求めの方式
c) 開示等の求めをする者が、本人又は代理人であることの確認の方法
d) 3.4.4 又は 3.4.4.5 による場合の手数料 ( 定めた場合に限る。 ) の徴収方法

「問い合わせ窓口」の設置

本人から自己情報についての開示、開示による訂正及び削除の請求先として、問い合せ窓口を設置し、個人情報の収集時の通知やホームページ上で、問い合せ窓口の存在と窓口への連絡方法 ( 電話番号、FAX 番号メールアドレス ) を、本人に告知する。なお問い合せ窓口の担当者は苦情相談窓口責任者とする。

請求事項への対応

本人から自己情報についての開示等の請求があった場合の対応は、以下の手順による。

請求を受けた場合、「本人による開示等の要求書」により対応する。
個人情報保護管理者は、請求者が本人であるかをコールパックなどで確認する。
個人情報保護管理者は「本人による開示等の要求書」を個人情報保護管理者に提出し、協議の上、請求に応じるかどうかを決定する。
個人情報保護管理者は、請求に応じる場合は、合理的な期間内に開示、訂正または削除を実施させる。
個人情報保護管理者は「本人による開示等の要求書」に対応結果を記入し、本人に通知する。請求に応じられないときは、その理由を明記して通知する。
なお、以下の場合に、本人からの自己情報についての開示、開示による訂正及び削除の請求を拒否できるものとする。
a) 法律等により開示することができないとされている場合
b) 請求の全部または一部が正当で、ないと個人情報保護管理者が判断した場合

尚、当社は、本人からの開示等の求めに応じる際に、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮し、 3.4.4.4 又は 3.4.4.5 によって本人からの求めに応じる場合に手数料を徴収するときは、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、その額を定める。

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